W poprzednim wpisie Narzędzia ułatwiające pracę copywritera cz. 2 pisałem o testowanym od pewnego czasu systemie CRM, który ma ułatwić zarządzanie kontaktami z klientami. Od bardzo dawna weryfikowałem różnego rodzaju oprogramowanie do relacji z kontrahentami. Większość z propozycji była skomplikowana i wymagała wielu operacji, aby wykonać prostą czynność np. wysłanie maila. Wadą wielu rozwiązań była również cena. Kilkadziesiąt lub kilkaset złotych miesięcznie skutecznie odstrasza. To oferty dla dużych przedsiębiorców, którzy poszukują kompleksowego systemu do zarządzania wieloma kontrahentami.
Po mniej lub bardziej udanych testach znalazłem oprogramowanie HubSpot. W wersji darmowej oferuje bardzo wiele funkcjonalności, które dla każdego freelancera będą ułatwieniem w codziennej pracy. Warto dodać, iż system ma aplikację mobilną, znacznie usprawniającą kontrolowanie relacji z klientami.
CRM w wersji anglojęzycznej
HubSpot jest oprogramowaniem, które dostępne jest w kilku językach. Nie ma niestety tłumaczenia polskiego. Warto podkreślić, iż osoby znające angielski jedynie w wersji podstawowej, spokojnie sobie poradzą. System jest intuicyjny, nie wymaga od użytkownika zaawansowanych umiejętności informatycznych ani perfekcyjnej znajomości języków obcych.
Interface HubSpot jest prosty, a możliwość integracji wielu skrzynek mailowych sprawia, że na bieżąco możemy śledzić nasze kontakty z klientami, czy rejestrować czynności wykonywane w konkretnych projektach.
Pracę w CRM zaczynamy od zarejestrowania kontaktu, wpisując jego podstawowe dane i ewentualnie „deal”, czyli projekt, który realizujemy dla danego klienta. Po integracji ze skrzynkami mailowymi wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące trafiają w jedno miejsce i podporządkowane są pod dany „deal”. Wchodząc w zakładkę kontakty, widzimy od razu, kiedy i w jakiej formie kontaktowaliśmy się z klientem, jaka była historia rozmów oraz pliki, które wysłaliśmy lub otrzymaliśmy. To wyjątkowe ułatwienie, szczególnie jeśli korzystamy z wielu skrzynek i prowadzimy jednocześnie kilka projektów.
Zintegrowany CRM
To, co dla mnie jest niezwykle istotne, to połączenie systemu z wieloma skrzynkami mailowymi. W swojej pracy korzystam z co najmniej 3 skrzynek, które dedykowane są konkretnym zadaniom. Wiele darmowych systemów CRM pozwalało na integrację jednego adresu, co znacznie utrudniało pracę i wymuszało konieczność ręcznego rejestrowania wiadomości. HubSpot daje tu znacznie szersze możliwości.
Warto podkreślić, iż korzystając z oprogramowania do obsługi poczty Outlook (w różnych wersjach), po zainstalowaniu rozszerzenia HubSpot, zyskujemy bieżące i automatyczne dodawanie otrzymywanych i wysyłanych maili do konkretnego klienta, zarejestrowanego w CRM. Dodatek nie spowalnia pracy programu, a umożliwia zapisywanie korespondencji bez konieczności jej wysyłania poprzez aplikację HubSpot.
Mobilność
Bardzo ważna była dla mnie także mobilność i możliwość sprawdzenia historii kontaktów z danym klientem na telefonie lub tablecie. HubSpot oferuję tę możliwość — wystarczy pobrać aplikację, która staje się w pełni funkcjonalnym systemem CRM w wersji mini.
Z jej poziomu możemy śledzić poszczególne projekty, historię komunikacji z klientem, dodawać kolejne zlecenia, a także wysłać maila do kontrahenta. Wówczas nie jest wymagane posiadanie dodatkowej aplikacji pocztowej, ponieważ HubSpot spełnia idealnie tę funkcję.
Ile to kosztuje?
CRM HubSpot jest oprogramowaniem płatnym. Ale chwila, chwila. Na początku pisałem o wersji darmowej. Rzeczywiście, do codziennej pracy freelancera, wystarczy wersja free. Rodzajów planów taryfowych jest wiele i zależne są od naszych oczekiwań, przeznaczenia systemu (np. rozbudowanie o funkcjonalności marketingowe czy sprzedażowe). Wersja najtańsza, pomijając oczywiście bezpłatną, to 46 Euro miesięcznie.
Moje poszukiwania odpowiedniego systemu CRM zakończyły się sukcesem. Znalazłem coś, co sprawia, iż uporządkowałem sprawy klientów, historię kontaktów z nimi oraz w pełni mobilnie mogę kontrolować poszczególne projekty. Przetestujcie. Test i wersja podstawowa są bezpłatne. Dajcie znać, jak u was sprawdza się to rozwiązanie, a może znacie coś jeszcze lepszego niż HubSpot?